Het gebruik van een recruitment Chatbot

Het wervingsproces is gevuld met handmatige, overbodige taken die kunnen worden overgenomen door een recruitment Chatbot. Het opnemen van een Chatbot in een wervingsproces kan heel eenvoudig en zeer effectief zijn.

Wat is een Recruitment Chatbot?

Een recruitment Chatbot (wervingschatbot) is een softwaretoepassing die is ontworpen om de menselijke gespreksvaardigheden na te bootsen tijdens het wervingsproces.

Een chatbot kan binnen verschillende media worden gebruikt zoals:

e-mail
sms
sociale mediaprofielen zoals Facebook
berichten-apps zoals Slack
specifieke ATS (applicant tracking system

Een chatbot kan de gespreksvaardigheid van een mens nabootsen in de zin dat deze is geprogrammeerd om geschreven en gesproken taal te begrijpen en correct te reageren.

De voordelen van het gebruik van een Chatbot

Voordeel 1: de kandidaten kunnen goed overweg met een Chatbot

In een recent onderzoek van Allegis vond 58% van de kandidaten prettig om te communiceren met een Chatbot in de vroege fase van het sollicitatieproces. Een nog groter percentage — 66% — heeft hulp gekregen van een Chatbot voor het plannen en het voorbereiden van een intakegesprek.

Tegenwoordig zijn de kandidaten zich ervan bewust dat niet elk contactmoment in het wervingsproces van mens tot mens is. Randstad vond 82% van de werkzoekenden dat de ideale interactie tussen de recruiters een mix is tussen innovatieve technologie en persoonlijke, menselijke interactie.

Voordeel 2: een Chatbot kan de recruiters helpen met administratieve taken

Een recruitment Chatbot kan:

informatie verzamelen van de kandidaten zoals hun cv en contactinformatie.
screening vragen aan de kandidaten stellen over de ervaring, kennis en vaardigheden.
kandidaten rangschikken op basis van statistieken zoals kwalificaties, betrokkenheid of recente activiteit
veelgestelde vragen beantwoorden over de taak en het sollicitatieproces
een interview plannen met een menselijke recruiter

Al deze informatie kan worden verzameld van honderden tot duizenden kandidaten. Deze informatie kan vervolgens in een ATS worden opgeslagen of rechtstreeks naar een menselijke recruiter worden gestuurd zodat die het verder kan overnemen.

Voordeel # 3: een Chatbot kan recruiters helpen veel tijd te besparen

Men schat in dat Chatbots tot 80% van de wervingsactiviteiten in het begin van het recruimentproces kunnen automatiseren.

Volgens SHRM zijn de gemiddelde wervingskosten $ 4.129,- en de gemiddelde tijd om iemand aan te nemen is 42 dagen. Door een groot deel van de kwalificatie en de planning te automatiseren, kan een recruitment Chatbot zowel de huurkosten als de tijd om iemand aan te nemen aanzienlijk verlagen.

Het is belangrijk om te weten dat een recruitment Chatbot niet is ontworpen om een mens te vervangen.

Naar schatting wordt 65% van de cv’s genegeerd. Dit komt voornamelijk door het feit dat de menselijke recruiters geen tijd of ruimte hebben om alle cv’s te behandelen. Chatbots kunnen die 65% genegeerde cv’s automatisch oppakken en zelf de communicatie opstarten met de kandidaten.

Als een recruitment Chatbot sneller gekwalificeerde kandidaten kan uitsluiten, kunnen de menselijke recruiters zich in plaats daarvan concentreren op wat ze graag doen: contacten leggen en relaties opbouwen met de geïnteresseerde en gekwalificeerde kandidaten.

De uitdagingen van het gebruik van een Chatbot tijdens het wervingsproces

Uitdaging 1: een gebrek aan een standaard in hoe mensen berichten schrijven

Omdat mensen verschillende manieren hebben van het schrijven van een bericht (bijvoorbeeld jargon, emoji’s, korte vorm en sentiment), is het ontzettend moeilijk om een Chatbot te programmeren die elke gesprek variaties kent en begrijpt.

Uitdaging 2: Een gebrek aan de ‘menselijkheid’ in een chatbot

Er is nog steeds een discussie over hoe ‘menselijk’ een chatbot zou moeten zijn — en zou kunnen zijn.

Aan de ene kant willen mensen geen Chatbot spreken die te robotachtig en kil is. Dit omdat het meestal resulteert in een slechte gebruikerservaring. Aan de andere kant beweren sommigen dat we niet hoeven te streven naar het creëren van Chatbots die nagenoeg lijken op mensen.

Een Chatbot die enkele elementen van een menselijke persoonlijkheid vertoont zoals humor, is meestal al voldoende.

Uitdaging 3: De reacties van de kandidaten die niet herkend worden door de Chatbot

Het is moeilijk te voorspellen hoe de kandidaten zullen reageren tijdens een gesprek met een Chatbot. De reacties van de kandidaten zullen waarschijnlijk grotendeels afhangen van hoe goed de Chatbot hun vragen kan beantwoorden en aanvullende informatie over hun sollicitatie kan geven.

Hoe innovatieve bedrijven gebruikmaken van de recruitment Chatbots

Hier zijn enkele voorbeelden van de bedrijven die Chatbots gebruiken in hun wervingsproces.

Amerikaans leger: SGT STAR

Het Amerikaanse leger heeft een recruitment Chatbot genaamd SGT STAR. ontworpen om veelgestelde vragen over de onderwerpen zoals basistraining, soorten beschikbare banen en salaris te beantwoorden. SGT STAR heeft tot nu toe 11 miljoen vragen gesteld. Wat neerkomt op het aantal vragen die gesteld hadden kunnen worden door 55 recruiters.

Georgia State University: Pounce

Georgia State was de eerste Amerikaanse universiteit die een Chatbot gebruikte, Pounce, genoemd naar hun pantermascotte.

Via sms kunnen pas toegelaten studenten vragen stellen, herinneringen ontvangen en enquêtes beantwoorden. Sinds de implementatie heeft de universiteit een toename van 4% van de inschrijving en een daling van 21% van de onvoltooide inschrijving.

Sutherland: Tasha

Sutherland, een IT-dienstverlener, bouwde zijn eigen Chatbot Tasha voor de kandidaten tijdens de eerste screeningsfase.

Kandidaten kunnen communiceren met Tasha via sms, e-mail of een dialoogvenster. De Chatbot beantwoordt de basisvragen, moedigt de kandidaten aan om terug te keren naar de sollicitatie en plant de interview gesprekken in.

Tasha geeft zelfs feedback over de ervaring van de kandidaat. Tasha vraagt bijvoorbeeld waarom de kandidaat het sollicitatieproces voortijdig beëindigd en stuurt deze informatie terug naar de menselijke recruiter.

Een recruitment Chatbot is een software die kunstmatige intelligentie technologie gebruikt om de berichten van een persoon te begrijpen en daarop correct te reageren.
De belangrijkste voordelen van het gebruik van een Chatbot zijn de automatisering van de werving-en selectietaken om het wervingsproces te versnellen en de ervaring van de kandidaten te verbeteren.
De belangrijkste uitdagingen bij het gebruik van een recruitment Chatbot zijn het gebrek aan een standaardisatie in het versturen van een bericht, hoe ‘menselijk’ een chatbot zou moeten zijn en niet weten hoe de kandidaten zullen reageren.